Werbelektorat: 8 Tipps für eine reibungslose (Urlaubs-)Vertretung

Auch Werbelektorinnen machen Urlaub (oder werden krank). Wie sieht das in dieser Zeit mit einer (Urlaubs-)Vertretung aus? Da einige meiner Unternehmenskunden ganzjährig ein Werbelektorat benötigen, habe ich auch einen Workflow für die Zeit im Jahr, in der mich eine Kollegin bei Kunden vertritt. Auch hier gilt: Gute Vorbereitung schafft die beste Ausgangssituation. Was wird für eine möglichst reibungslose Vertretung im Vorfeld benötigt?

Voraussetzungen für eine (Urlaubs-)Vertretung im Werbelektorat schaffen

  1. Man braucht ein solides Netzwerk, auf das man zurückgreifen kann. Kolleginnen, mit denen man sich eine Zusammenarbeit gut vorstellen kann, weil man ähnlich arbeitet, ihnen vertraut und im Idealfall einen guten Draht zueinander hat.
  2. Am besten klärt man frühzeitig mit dem Kunden, ob überhaupt eine Vertretung im Werbelektorat benötigt wird, und bietet bei Bedarf an, für ihn eine Urlaubsvertretung zu organisieren.
  3. Nützlich ist eine Schreibweisenliste, die ich ohnehin für jedes Unternehmen führe, das mich regelmäßig beauftragt. Diese Liste kann man der Kollegin während der Vertretung zur Verfügung stellen.

Die Übergabe für eine Vertretung im Werbelektorat vorbereiten

Der Urlaub naht, es wird konkreter. Jetzt ist es an der Zeit, die Übergabe vorzubereiten.

4. Meine Empfehlung ist, den genauen Zeitraum für die Vertretung abzustimmen. Konkret aufschreiben, von wann bis wann und zu welchen Uhrzeiten ich für den Kunden erreichbar bin.
5. Die Kollegin erhält im Vorfeld die Schreibweisenliste, ein Organigramm des Unternehmens (falls vorhanden), den Namen meiner Ansprechpartnerin bzw. der Kontaktpersonen, mit den wichtigsten Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer).*
6. Desweiteren empfiehlt es sich einen detaillierten Ablaufplan erstellen:

  • Wie arbeitet der Kunde, in welcher Form möchte er die Korrekturen haben?
    Zum Beispiel:

    • In einer PDF-Datei per Kommentarfunktion
    • Handschriftlich auf Papier
    • In einer Word-Datei im Modus Änderungen verfolgen
    • Evtl. alten Auftrag als Beispiel anhängen
  • Was muss gemacht werden?
    Zum Beispiel:

    • Reines Korrektorat
    • Mit sprachlichen Vorschlägen; wenn ja, in welcher Form?
    • Fakten, Links prüfen usw.
  • Honorar benennen, die Rechnung geht üblicherweise über mich, wenn ich einen Auftrag zwischenvergebe.
  • Weitere Fragen im Briefing beantworten:
    • Wie lange dauern die Korrekturen üblicherweise? Umfang der Arbeit?
    • Wie viel Arbeit ist üblicherweise in dem Zeitraum zu erwarten?

7. Nicht vergessen: Auch dem Kunden die Kontaktdaten der Kollegin übermitteln, die die Vertretung im Werbelektorat übernimmt.

8. Wenige Tage vor der Abwesenheit: Eine Erinnerungsmail an den Kunden versenden.

*Natürlich unter Einhaltung des Datenschutzes. Die Kollegin, die für mich eine Urlaubsvertretung im Werbelektorat übernimmt, hält sich selbstverständlich ebenso wie ich an Verabredungen zur Verschwiegenheit.

Nicht vergessen: die Nachbereitung

Aus dem Urlaub zurück, verschaffe ich mir am liebsten erst einmal einen Überblick darüber, was in der Zeit während meiner Abwesenheit los war. Besonders freue ich mich, wenn mir die Kollegin zum Zeitpunkt meiner Rückkehr eine kurze Zusammenfassung zum Stand der Dinge per E-Mail geschickt hat. Natürlich ist jetzt auch Zeit für die Rechnungsstellung.

Am ersten oder zweiten Tag nach meiner Rückkehr aus dem Urlaub melde ich mich üblicherweise per E-Mail bei meinen Kunden zurück und höre auch dort nach, ob aus seiner Sicht während der Abwesenheit alles gut gelaufen ist.

Fazit: Der Aufwand lohnt sich

Das Schöne daran: Nicht nur die Kunden sind zufrieden, sondern ich bin es auch. Denn ich weiß, dass meine Kunden gut umsorgt sind, auch wenn ich selbst mal nicht da bin.

Und einmal vorbereitet, kann man die Notizen immer wieder verwenden. Nicht nur beim nächsten Urlaub, sondern auch, wenn man mal zuviel Arbeit auf dem Schreibtisch hat und etwas abgeben möchte oder man aus anderen Gründen kurzfristig ausfällt.

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