8 Tipps für eine reibungslose (Urlaubs-)Vertretung im Werbelektorat

Auch Werbelektorinnen machen Urlaub (oder werden krank). Wie sieht das in dieser Zeit mit einer (Urlaubs-)Vertretung aus? Da einige meiner Unternehmenskund*innen ganzjährig ein Werbelektorat nachfragen, habe ich auch einen Workflow für die Zeit im Jahr, in der mich eine Kollegin oder ein Kollege bei Kund*innen vertritt. Hier gilt: Eine gute Vorbereitung schafft die beste Ausgangssituation. Die Frage: Was brauche ich für eine Urlaubsvertretung?

Voraussetzungen schaffen

  1. Die wichtigste Voraussetzung: Vorab ein solides Netzwerk aufbauen, auf das man bei Bedarf zurückgreifen kann. Warum ist das wichtig? Um mit Kolleg*innen in Kontakt zu kommen, mit denen man sich eine Zusammenarbeit gut vorstellen kann, weil man ähnlich arbeitet, ihnen vertraut und einen guten Draht zueinander hat. Neben dem VFLL ist der Texttreff eines meiner liebsten beruflichen Netzwerke.
  2. Am besten klärt man frühzeitig mit der Kundschaft, ob sie überhaupt eine Vertretung im Werbelektorat benötigt, und bietet an, bei Bedarf eine Urlaubsvertretung zu organisieren.
  3. Nützlich ist das Führen einer Schreibweisenliste, die ich ohnehin für jedes Unternehmen beginne, das mich regelmäßig beauftragt. Diese Liste kann man der Kollegin während der Vertretung zur Verfügung stellen.

Die Übergabe vorbereiten

Der Urlaub naht, es wird konkreter. Jetzt ist es an der Zeit, die Übergabe für eine Vertretung im Werbelektorat vorzubereiten.

4. Meine Empfehlung ist, den genauen Zeitraum für die Vertretung abzustimmen. Konkret aufschreiben, von wann bis wann und zu welchen Uhrzeiten ich für die Kund*innen erreichbar bin.
5. Die Kollegin erhält im Vorfeld die Schreibweisenliste, falls vorhanden ein Organigramm des Unternehmens, den Namen meiner Ansprechpartnerin bzw. der Kontaktpersonen im Unternehmen, mit den wichtigsten Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer).**
6. Desweiteren empfiehlt es sich einen detaillierten Ablaufplan erstellen:


Ablaufplan

I. Wie arbeitet der Kunde, in welcher Form möchte er die Korrekturen haben? Tipp: Alten Auftrag als Beispiel anhängen
Zum Beispiel:

  • In einer PDF-Datei per Kommentarfunktion
  • Handschriftlich auf Papier
  • In einer Word-Datei im Modus Änderungen verfolgen

II. Was muss gemacht werden?
Zum Beispiel:

  • Reines Korrektorat
  • Lektorat mit sprachlichen Vorschlägen; wenn ja, in welcher Form?
  • Fakten, Links prüfen usw.

III. Honorar benennen und klären, ob die Rechnung als durchlaufender Posten über mich geht, wenn ich den Auftrag zwischenvergebe.

IV. Weitere Fragen im Briefing beantworten:

  • Wie lange dauern die Korrekturen üblicherweise? Umfang der Arbeit?
  • Wie viel Arbeit ist üblicherweise in dem Zeitraum zu erwarten?

7. Nicht vergessen: Auch den Kund*innen die Kontaktdaten der Kollegin übermitteln, die die Vertretung im Werbelektorat übernimmt.

8. Wenige Tage vor der Abwesenheit: Eine Erinnerungsmail an die Kund*innen senden.

(**) Ich kläre vorher die Weitergabe der Daten ab und gebe Kontaktdaten nur unter Einhaltung des Datenschutzes weiter. Die Kollegin, die für mich eine Urlaubsvertretung im Werbelektorat übernimmt, hält sich selbstverständlich ebenso wie ich an Verabredungen zur Verschwiegenheit.

Nicht vergessen: die Nachbereitung

Aus dem Urlaub zurück, verschaffe ich mir am liebsten erst einmal einen Überblick darüber, was in der Zeit während meiner Abwesenheit los war. Besonders freue ich mich, wenn mir die Kollegin zum Zeitpunkt meiner Rückkehr eine kurze Zusammenfassung zum Stand der Dinge per E-Mail geschickt hat. Natürlich ist jetzt auch Zeit für die Rechnungsstellung.

Am ersten oder zweiten Tag nach meiner Rückkehr aus dem Urlaub melde ich mich üblicherweise per E-Mail bei meinen Kund*innen zurück und höre auch dort nach, ob aus ihrer Sicht während meiner Abwesenheit alles gut gelaufen ist.

Fazit: Der Aufwand lohnt sich

Entspannt einen Sonnenuntergang genießen können, wenn die Frage der Urlaubsvertretung geklärt ist

Foto: (c) Katja Rosenbohm

Das Schöne an der Urlaubsvertretung: Nicht nur die Kund*innen sind zufrieden, sondern ich bin es auch. Denn ich weiß, dass meine Kund*innen gut umsorgt sind, auch wenn ich selbst mal nicht da bin.

Und einmal vorbereitet, kann man die Notizen immer wieder verwenden. Nicht nur beim nächsten Urlaub, sondern auch, wenn sich mal zuviel Arbeit auf dem Schreibtisch befindet und man etwas abgeben möchte oder man aus anderen Gründen kurzfristig ausfällt.

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